Warum es dafür einen Assistenten gibt
Ein Austritt betrifft nie nur ein Feld. An einem Mitglied hängen Status, Beiträge, Teams und Funktionen — und alle laufen weiter, wenn sie niemand beendet. Genau davor schützt der Austrittsassistent: Er trägt das Austrittsdatum ein und beendet in einem Zug alles, was sonst weiterliefe. Sonst zahlt ein längst ausgetretenes Mitglied im nächsten Buchungslauf weiter Beiträge.
Den Assistenten aufrufen
Sie finden ihn am Mitglied im Aktionen-Menü „…":
Die Angaben im Dialog
- Austrittsgrund (Pflicht) — Kündigung oder Todesfall. Membergy führt beides getrennt: Bei einer Kündigung wird das Kündigungsdatum gesetzt, im Todesfall das Sterbedatum. Das ist nicht nur Pietät, sondern auch für Ehrungen und Statistiken relevant.
- Todestag/Kündigungsdatum (Pflicht) — wann die Kündigung eingegangen ist bzw. wann die Person verstorben ist. Historische Angaben sind ab 01.01.1900 möglich. Das ist der Zeitpunkt des Ereignisses, nicht das Ende der Mitgliedschaft.
- Relationen beenden — der eigentliche Kern: Alle aktuellen Status, Funktionen, Gebühren und Teammitgliedschaften werden mitbeendet. Lassen Sie den Schalter eingeschaltet, außer Sie wollen bewusst einzelne Zuordnungen von Hand nachziehen.
- Austrittsdatum — der Tag, zu dem die Mitgliedschaft tatsächlich endet: bei Kündigungen in der Regel das Monats- oder Jahresende, im Todesfall meist sofort. Genau dieses Datum wird als Enddatum in alle laufenden Zuordnungen geschrieben — es entscheidet also darüber, bis wann Beiträge erhoben werden. Es darf nicht vor Todestag beziehungsweise Kündigungsdatum und nicht vor dem 01.01.1900 liegen.
- Bemerkung — landet im Bemerkungsfeld der Person, etwa der Grund der Kündigung.
Bei Kündigung: Bestätigung erstellen
Erst wenn Sie als Austrittsgrund Kündigung wählen, erscheinen die Briefoptionen. Ohne Grund und bei Todesfall sind sie verborgen; ein Todesfall erzeugt keinen Brief. Wechseln Sie zurück zur Kündigung, bleiben Ihre vorherigen Briefentscheidungen erhalten.
Mitgliederschreiben erstellen ist zunächst an, sobald im Verein eine Aktionsvorlage für Kündigungs-/Austrittsbestätigung vorhanden ist. Ohne passende Vorlage ist es aus; ein Textbaustein allein aktiviert es nicht. Sie können die Erstellung abwählen.
Bei eingeschalteter Erstellung ist Auch als Dokument am Mitglied speichern zunächst an und abwählbar. Ohne Erstellung bleibt die Ablageoption verborgen. Zusätzlich als E-Mail versenden ist zunächst aus und unabhängig von der Ablage wählbar, wenn Sie Nachrichten senden dürfen. Mit passendem Standard erscheint Individuell anpassen, ebenfalls zunächst aus.
Mit Standard und ohne Anpassung wird die Bestätigung nach erfolgreichem Abschluss im Hintergrund beauftragt. Bei Individuell anpassen oder fehlendem Standard öffnet sich danach der normale Druckdialog. Dort wählen und bearbeiten Sie die Arbeitskopie. Ohne Standard können Berechtigte optional eine erste Bestätigungs-Standardvorlage speichern; geben Sie bewusst einen Namen ein oder wählen Sie die Speicherung ab. Abbrechen dieses Folgedialogs nimmt den Austritt nicht zurück.
Der Auftrag entsteht sofort nach dem erfolgreichen Abschluss, auch bei künftigem Austrittsdatum. Es wird kein Brief für das spätere Datum geplant. Den gemeinsamen Download finden Sie nach der Verarbeitung oben rechts; gewählte Dokumente erscheinen am Mitglied. Eingereihte E-Mail ist noch keine Zustellbestätigung.
Für den Brief können Sie :person.membership_start und :person.membership_end verwenden:
Sie liefern den frühesten Beginn und das späteste Ende aller Mitgliedsstatus-Zeiträume,
einschließlich vergangener und zukünftiger. Bei einem offenen Zeitraum bleibt das Ende leer.
Details zu Layout, Empfängern und Vorlagen: Mitgliederschreiben.
Nach dem Abschluss
Nach dem Ausführen bleibt die Person mit ihrer kompletten Geschichte erhalten. Nach dem wirksamen Ende der Mitgliedsstatus verschwindet sie aus der Standardansicht, die nur aktuelle Mitglieder zeigt.
Beenden, löschen, endgültig löschen
Drei Dinge, die oft verwechselt werden:
- Mitgliedschaft beenden (dieser Assistent) — der Normalfall. Die Person bleibt als ehemaliges Mitglied erhalten, samt Beitragshistorie und Ehrungsgrundlage.
- Löschen — die Person wandert in den Papierkorb und lässt sich wiederherstellen. Sinnvoll bei versehentlich angelegten Datensätzen, nicht bei Austritten.
- Endgültig löschen — entfernt die Person unwiderruflich. Vergangene Teilnahmen und Diensteintragungen bleiben dabei nur noch als anonymisierte Historie erhalten. Für einen Austritt ist das der falsche Weg, für eine Löschanfrage nach Datenschutzrecht der richtige.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Ein PDF- oder Mailfehler nimmt den Austritt nicht zurück. Prüfen Sie Rückmeldung und Downloads; für einen bewusst neuen Brief nutzen Sie Mitgliederschreiben drucken. Wiederholen Sie deshalb nicht den Austrittsassistenten.
- Es werden weiter Beiträge gebucht. Dann wurde entweder ohne „Relationen beenden" gearbeitet oder das Austrittsdatum liegt in der Zukunft. Prüfen Sie am Mitglied die Gebühren: Dort muss ein „Gültig bis" stehen.
- Austritt zum Jahresende, Kündigung heute. Genau dafür sind die beiden Datumsfelder da: Kündigungsdatum heute, Austrittsdatum 31.12.
- Wiedereintritt. Die Person bleibt bestehen — Sie geben ihr einfach einen neuen Status und neue Beitragszuordnungen mit dem neuen Eintrittsdatum. Die alte Geschichte bleibt sichtbar.