Wofür Sie Mitgliederschreiben verwenden
Einladungen, Begrüßungen oder Austrittsbestätigungen: Membergy erstellt aus einem Text für jede gewählte Person einen persönlichen PDF-Brief und fasst die Briefe in einem gemeinsamen Download zusammen. Zusätzlich können Sie die persönlichen PDFs beim Mitglied ablegen und per E-Mail versenden. Ablage und Versand sind unabhängig voneinander.
Sie starten einen neuen Brief über Mitgliederschreiben drucken. Auch der Beitrittsassistent, der Austrittsassistent und die Aufnahme aus einer Anmeldung können nach erfolgreichem Abschluss ein passendes Schreiben beauftragen. Für eine Nachricht ohne PDF verwenden Sie Nachricht an Mitglieder senden.
Voraussetzungen
Im Verwaltungsbereich benötigen Sie die passenden Rechte zum Bearbeiten der Personen. Mindestens ein Briefpapier muss vorhanden sein. Andernfalls bleibt die Druckaktion mit Es ist noch kein Briefpapier hinterlegt. deaktiviert. Adress- und Infofeld verwenden auch die Anschrift und Kontaktdaten Ihres Vereins; prüfen Sie diese Angaben vor dem ersten Brief.
Für E-Mail benötigen Sie zusätzlich Nachrichten senden und die SMTP-Einstellungen des Vereins. Fehlende Mailkonfiguration verhindert den Versandauftrag, aber keinen Brief ohne E-Mail. Persönliche Ablage und private Mailanhänge benötigen freien Vereinsspeicher. Nur den gemeinsamen Druckdownload können Sie auch bei voller Dokumentquote erstellen.
Personen auswählen und den Brief gestalten
Schalten Sie in der Personenliste den Auswahlmodus ein, markieren Sie die gewünschten Personen und wählen Sie im Menü … unter Massenaktionen den Eintrag Mitgliederschreiben drucken. Die Aktion ist auch für eine einzelne Person nutzbar.
Der Dialog erstellt neue Briefe; er bietet keine Auswahl bereits gespeicherter PDFs. Prüfen Sie zunächst die ausgewählten Personen und dann das Layout:
- Auch als Dokument am Mitglied speichern legt pro Person ein eigenes PDF unter ihren Dokumenten ab. Im manuell geöffneten Druckdialog ist dies zunächst aus. Ohne die Auswahl bleibt der gemeinsame Download trotzdem verfügbar.
- Textbaustein lädt einen vorhandenen Text oder eine Briefvorlage als Arbeitskopie. Gespeicherte Aktionsvorlagen können außerdem über Vorlage geladen werden.
- Briefpapier bestimmt den Bogen und die Ränder. Vorausgewählt ist das Standard-Briefpapier.
- Text ist der persönliche Briefinhalt. Formatierungen, Platzhalter und Textbausteine sind möglich.
- Adressfeld ergänzt Absenderzeile und Empfängeranschrift für den Fensterumschlag und verschiebt den Text auf der ersten Seite entsprechend nach unten.
- Infofeld ergänzt rechts Vereinsangaben, Ort, Datum und Seitenzahl. Auf Folgeseiten bleibt die Seitenzählung stehen.
Individuelle Änderungen gelten für diesen Auftrag. Das Laden und Bearbeiten einer Vorlage ändert die gespeicherte Vorlage nicht.
Optional per E-Mail versenden
Zusätzlich als E-Mail versenden ist zunächst aus. Nach dem Einschalten bearbeiten Sie Betreff und Nachricht als Begleittext für die E-Mail; der eigentliche Brieftext steht im PDF-Anhang. Die neutrale Vorbelegung können Sie für Ihren Anlass ersetzen. Sie dürfen den Versand auch ohne Ablage als Mitgliedsdokument wählen.
Membergy ermittelt die Empfänger je Person: zuerst das eigene berechtigte Benutzerkonto, sonst alle aktuell im Verein berechtigten Verwalterkonten, sonst die Kontakt-E-Mail. Verwalter erhalten getrennte Nachrichten mit dem persönlichen Anhang. Gleiche Adressen werden ohne Beachtung der Groß-/Kleinschreibung je Person nur einmal angeschrieben. Zwei Kinder behalten dagegen zwei eigene Briefe, auch wenn dieselben Eltern beide verwalten.
Fehlen eine nutzbare Adresse oder die erforderliche Mitgliedsberechtigung, wird nur die E-Mail für diese Person übersprungen. Die PDF-Erstellung und die gewählte Dokumentablage bleiben möglich. Die Rückmeldung unterscheidet vollständig, teilweise oder nicht beauftragten Versand.
Erstellen und das Ergebnis prüfen
Mit Ausführen beauftragen Sie die Erstellung im Hintergrund. Es startet kein sofortiger Browserdownload. Nach erfolgreicher Erstellung liegt das gemeinsame PDF oben rechts im Download-Menü. Auch mit gewählter Ablage oder E-Mail entsteht dieser gemeinsame Download. Längere Briefe können mehrere Seiten haben; jede Person beginnt auf einer neuen Seite.
Prüfen Sie den ersten Entwurf mit einer Person: Sitzt die Anschrift im Umschlagfenster und bleibt der Briefkopf frei? Für die Textposition ändern Sie bei Bedarf die Ränder des Briefpapiers. Fehlt eine Personenanschrift, kann das Adressfeld unvollständig bleiben; korrigieren Sie die Mitgliedsdaten, bevor Sie einen neuen Brief erstellen.
Die gewählten persönlichen Dokumente sind geschützt. Änderungen an Person, Textbaustein oder Vorlage ändern bereits erzeugte PDFs nicht. Ein solches PDF lässt sich im Dokumenteditor nicht umschreiben; für einen neuen Inhalt erstellen Sie einen neuen Auftrag.
Die E-Mails gehen in die bestehende Nachrichtenwarteschlange. Beauftragt bedeutet nicht zugestellt. Ohne Mitgliedsdokument bleibt eine geschützte temporäre Anhangkopie bis zur fehlerfreien Verarbeitung aller erforderlichen Empfänger erhalten. Bei einem Versandfehler bleibt sie bestehen. Ein zusätzlich gespeichertes Mitgliedsdokument bleibt auch nach vollständigem Versand erhalten. Es gibt keine Garantie einer genau einmaligen Zustellung.
Eine Briefvorlage und einen Standard anlegen
Aktivieren Sie im Druckdialog Als Vorlage speichern und geben Sie einen bewussten, sprechenden Namen ein. Wählen Sie genau einen Verwendungszweck:
- Allgemeines Schreiben für frei gestartete Briefe;
- Begrüßung für Beitritt und Anmeldungsaufnahme;
- Kündigungs-/Austrittsbestätigung für den Austrittsassistenten.
Mit Standard für diesen Verwendungszweck bestimmen Sie, welches Layout der jeweilige Assistent direkt verwenden soll. Pro Verein und Zweck gibt es einen Standard. Ein neuer Standard ersetzt nur den bisherigen dieses Zwecks; mehrere andere Vorlagen bleiben möglich.
Die Vorlage speichert Briefpapier, Text, Adressfeld und Infofeld. Ablage-, Versand- und Empfängerauswahl werden dadurch nicht zu festen Vorlageneinstellungen. Ein Textbaustein ist dagegen wiederverwendbarer Inhalt und kein Briefvorlagen-Standard. Er allein schaltet die automatische Erstellung im Assistenten nicht ein.
Unter Nachrichten › Aktionsvorlagen können Berechtigte gespeicherte Vorlagen bearbeiten. Neu angelegt werden sie im Aktionsdialog. Mit Mitglieder bearbeiten dürfen Sie Mitgliederschreiben-Vorlagen einschließlich Zweck und Standard anlegen und bearbeiten; dieser Zugang öffnet keine fremden Aktionsvorlagen, Textbausteinverwaltung oder sonstigen Einstellungen. Bestehende Einstellungsrechte bleiben ebenfalls nutzbar.
Der Name muss je Aktion eindeutig sein. Bearbeiten Sie eine vorhandene Vorlage in der Liste, statt denselben Namen erneut zu speichern. Wird ihr Briefpapier gelöscht, wird die Vorlage auf das aktuelle Standard-Briefpapier umgestellt; kontrollieren Sie danach das Layout.
Schreiben nach Beitritt, Austritt und Aufnahme
Die Assistenten zeigen Mitgliederschreiben erstellen. Sobald eine Aktionsvorlage für den passenden Zweck vorhanden ist, ist die Erstellung zunächst an; ohne passende Vorlage ist sie aus. Bewusstes Abwählen bleibt beim Zurückgehen erhalten.
Bei eingeschalteter Erstellung ist Auch als Dokument am Mitglied speichern zunächst an und abwählbar. Ohne Erstellung ist diese Option verborgen und es entsteht kein Dokument. Zusätzlich als E-Mail versenden bleibt zunächst aus. Gibt es einen passenden Standard, steht außerdem Individuell anpassen zur Verfügung und ist zunächst aus.
Mit Standard und ohne Anpassung wird der Brief nach dem erfolgreichen Mitgliedschaftsvorgang im Hintergrund beauftragt. Bei Anpassung oder fehlendem Standard öffnet sich anschließend der normale Druckdialog. Dort wählen Sie eine vorhandene Quelle oder gestalten den Brief selbst. Ohne Standard ist für Berechtigte das Speichern einer ersten passenden Standardvorlage vorbelegt; dafür müssen Sie bewusst einen Namen eingeben. Sie können diese Speicherung abwählen. Das Abbrechen des Druckdialogs nimmt den bereits erfolgreichen Mitgliedschaftsvorgang nicht zurück.
Begrüßungen gelten nur für tatsächlich neue Mitgliedschaften, einschließlich eines vorhandenen Kontakts, der jetzt Mitglied wird. Reine Sorgeberechtigte und Zahler sowie bestehende Mitglieder ohne neue Mitgliedschaft erhalten keinen Brief. Die neuen Mitgliedsnummern stehen im Brief bereits zur Verfügung. Im Austrittsassistenten erscheinen die Optionen nur bei Kündigung. Die Bestätigung wird nach dem Abschluss sofort beauftragt, auch bei künftigem Austrittsdatum; es wird kein Versand zum späteren Datum geplant. Todesfall erzeugt keinen Brief.
Öffentliches Einreichen und Verifizieren einer Anmeldung erzeugen ebenfalls keinen Brief. Vorgaben je Anmeldeangebot gibt es noch nicht. Konto-Einladungen bleiben ein eigener Vorgang.
Platzhalter bequem einfügen
Über Platzhalter in der Werkzeugleiste öffnen Sie die Auswahl. Suchen Sie nach einer Bezeichnung oder dem Kurzcode; jeder Treffer zeigt den wörtlichen Platzhalter und seine Gruppe. Mit den Pfeiltasten wählen Sie einen Treffer, mit Enter fügen Sie ihn ein. Ein Klick auf den Treffer funktioniert ebenfalls. Escape oder Abbrechen schließen die Auswahl ohne Änderung. Der Platzhalter landet an der vorherigen Cursorposition oder ersetzt die markierte Textspanne. Mit Rückgängig lässt sich die Einfügung in einem Schritt zurücknehmen.
Die Auswahl zeigt nur sichtbare Textbausteine des ausgewählten Vereins und unterstützte, für Sie sichtbare Felder. Sie zeigt keine konkreten Mitgliedsdaten und keine Bausteininhalte. Hat sich der Text während der Auswahl geändert, erscheint ein Hinweis: Öffnen Sie die Auswahl im gewünschten Textfeld erneut. Manuell eingegebene Platzhalter funktionieren weiterhin.
Bei Mitgliederschreiben werden Personenfelder und Textbausteine angeboten. Die Auswahl bleibt
auch beim Bearbeiten einer gespeicherten Brief-Vorlage verfügbar. Eingefügt wird die Syntax,
beispielsweise :person.firstname; der persönliche Wert entsteht erst beim Erzeugen des Briefs.
Platzhalter im Brieftext
:person.firstname, :person.lastname und weitere :person.<feld>-Platzhalter werden je
Person ersetzt. :person.number enthält deren Nummer, :person.cancelled_on das
Kündigungsdatum. Mit :grussformel oder einem anderen Kurzcode fügen Sie Textbausteine ein.
Unbekannte Platzhalter bleiben wörtlich stehen; kontrollieren Sie deshalb einen Probeentwurf.
Für Mitgliedschaftszeiträume gibt es :person.membership_start und
:person.membership_end. Es zählen alle Zeiträume mit einem Mitgliedsstatus,
einschließlich Vergangenheit und Zukunft: frühester Beginn und spätestes Ende.
Hat mindestens einer dieser Zeiträume kein Ende, bleibt das Ende leer. Ohne Mitgliedsstatus
wird kein Beginn erfunden.
Fehler und einen neuen Briefauftrag behandeln
Ein PDF- oder Mailfehler nimmt Beitritt, Austritt oder Aufnahme nicht zurück. Führen Sie niemals den Mitgliedschaftsvorgang nochmals aus, nur weil ein Brief fehlt. Prüfen Sie Rückmeldung, Download-Menü und gegebenenfalls Dokumente. Für einen bewusst neuen Auftrag verwenden Sie Mitgliederschreiben drucken. Der Dialog bietet weder vorhandene PDFs zum Versenden noch eine Wiederholung einzelner Mailversuche an.
Bei unklarem Mailfehler prüfen Sie vor erneutem Versand, ob die Nachricht dennoch angenommen wurde. Ein neuer Auftrag kann weitere Post auslösen. Bereits veröffentlichte Briefe und fehlgeschlagene Versandaufträge werden nicht durch eine Vorlagenänderung repariert.
Rückmeldungen bleiben im selben Tab beim Seitenwechsel und Neuladen bis zum normalen Ablauf oder Schließen erhalten, sofern der Tab-Speicher verfügbar ist. Nach Abmelden oder Vereinswechsel erscheinen alte Rückmeldungen nicht erneut.