Wofür Textbausteine da sind
Grußformel, Vereinsanschrift, Bankverbindung, Datenschutzhinweis: In fast jedem Schreiben stehen
dieselben Absätze. Ein Textbaustein hält so einen Absatz genau einmal fest. In Nachrichten und
Briefen schreiben Sie dann nur noch seinen Kurzcode mit vorangestelltem Doppelpunkt — zum Beispiel
:grussformel — und Membergy setzt beim Versand beziehungsweise beim Druck den hinterlegten Text
ein.
Der eigentliche Gewinn kommt später: Ändert sich die Bankverbindung, ändern Sie den Baustein. Alle Texte, die ihn verwenden, sind damit sofort aktuell — Sie müssen keine alten Vorlagen durchsuchen.
Voraussetzungen
Textbausteine liegen in den Einstellungen des Nachrichten-Bereichs. Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Einstellungen zu sehen, zum Anlegen, Ändern und Löschen die entsprechenden Einstellungsrechte. Administratoren haben sie automatisch.
Die Übersicht
Die Liste zeigt je Baustein den Kurzcode, die Beschreibung und die Sichtbarkeit. Der Kurzcode ist der Name, mit dem Sie den Baustein später aufrufen; die Beschreibung ist nur für Sie und Ihre Nachfolgerinnen im Amt gedacht.
Einen Textbaustein anlegen
- Kurzcode — Pflichtfeld und der eigentliche Schlüssel. Der Hinweis unter dem Feld nennt die empfohlene Schreibweise: Kleinbuchstaben, Ziffern und Minuszeichen, höchstens 40 Zeichen. Innerhalb Ihres Vereins muss der Kurzcode eindeutig sein, und er braucht mindestens zwei Zeichen — ein einzelnes Zeichen wird beim Einsetzen nicht als Platzhalter erkannt. Wählen Sie ihn sprechend und kurz: Sie tippen ihn später in jedem Brief.
- Beschreibung — optional, höchstens 255 Zeichen. Sie erklärt, wofür der Baustein gedacht ist, und macht die Liste lesbar.
- Inhalt — Pflichtfeld, der eigentliche Text. Fettschrift, Kursiv, Listen, Zitate und Links sind möglich und werden in E-Mails übernommen.
- Sichtbarkeit — steuert, wer den Baustein außerhalb der Verwaltung zu sehen bekommt:
- Intern (Voreinstellung) — nur für Personen mit Einstellungsrechten sichtbar.
- Für Mitglieder — zusätzlich für die Mitglieder Ihres Vereins sichtbar.
- Öffentlich — auch ohne Anmeldung abrufbar. Das ist die Einstellung für Bausteine, die eine angebundene Vereins-Website übernehmen soll, etwa Impressumsangaben.
Wichtig zum Einsetzen: Die Sichtbarkeit beschränkt nicht, wo Sie einen Baustein verwenden dürfen. Auch ein interner Baustein wird in einer Nachricht oder in einem Brief ganz normal eingesetzt — der Empfänger sieht ja nur das Ergebnis. Die Sichtbarkeit entscheidet allein darüber, wer den Baustein als solchen abrufen darf.
Einen Textbaustein verwenden
Schreiben Sie im Nachrichten- oder Brieftext einen Doppelpunkt und dahinter den Kurzcode:
„Wir freuen uns auf Ihr Kommen. :grussformel"
Beim Versand beziehungsweise beim Erzeugen des PDFs ersetzt Membergy den Platzhalter durch den
Inhalt des Bausteins. Das funktioniert in Nachrichten und in
Mitgliederschreiben gleichermaßen — und zusätzlich zu den personenbezogenen
Platzhaltern wie :person.firstname.
Ein Baustein darf selbst wieder Bausteine enthalten: Ein Baustein „briefkopf" kann :anschrift
verwenden, der wiederum den Vereinsnamen einsetzt. Membergy löst diese Kette vollständig auf.
Verweisen zwei Bausteine im Kreis aufeinander, bricht Membergy die Auflösung ab, statt sich
aufzuhängen — der letzte Platzhalter bleibt dann sichtbar stehen. Das ist der Hinweis, dass sich
Ihre Bausteine gegenseitig aufrufen.
Platzhalter bequem einfügen
Über Platzhalter in der Werkzeugleiste öffnen Sie die Auswahl. Suchen Sie nach einer Bezeichnung oder dem Kurzcode; jeder Treffer zeigt den wörtlichen Platzhalter und seine Gruppe. Mit den Pfeiltasten wählen Sie einen Treffer, mit Enter fügen Sie ihn ein. Ein Klick auf den Treffer funktioniert ebenfalls. Escape oder Abbrechen schließen die Auswahl ohne Änderung. Der Platzhalter landet an der vorherigen Cursorposition oder ersetzt die markierte Textspanne. Mit Rückgängig lässt sich die Einfügung in einem Schritt zurücknehmen.
Die Auswahl zeigt nur sichtbare Textbausteine des ausgewählten Vereins und unterstützte, für Sie sichtbare Felder. Sie zeigt keine konkreten Mitgliedsdaten und keine Bausteininhalte. Hat sich der Text während der Auswahl geändert, erscheint ein Hinweis: Öffnen Sie die Auswahl im gewünschten Textfeld erneut. Manuell eingegebene Platzhalter funktionieren weiterhin.
Im Textbaustein-Editor gibt es getrennte Gruppen für Personen und Unterorganisationen. Diese
Felder werden erst bei der späteren Verwendung für den passenden Empfänger eingesetzt:
:person.firstname für Personen, :subtenant.name für Unterorganisationen. Der gerade
bearbeitete Baustein wird nicht zur Selbstauswahl angeboten. Interne Bausteine erscheinen in der
Auswahl nur mit dem Recht zur Ansicht der Vereins-Einstellungen.
Im Mitgliederschreiben verwenden
Im Druckdialog können Sie einen vorhandenen Textbaustein als Arbeitskopie laden. Der Text bleibt wiederverwendbar und unverändert, wenn Sie den aktuellen Brief individuell bearbeiten. Einen Begrüßungs- oder Austrittsstandard speichern Sie im Briefdialog als Aktionsvorlage mit Zweck und Standardkennzeichen; der Textbaustein selbst ist kein Brieflayout-Standard. Er allein aktiviert deshalb weder das Begrüßungsschreiben bei Beitritt oder Aufnahme noch die Kündigungsbestätigung. Das Recht Mitglieder bearbeiten für Briefvorlagen öffnet nicht zugleich die Textbausteinverwaltung. Details: Mitgliederschreiben.
Nach dem Speichern
Der neue Baustein steht sofort in der Liste und ist ab dem nächsten Versand wirksam. Bereits verschickte Nachrichten ändern sich dadurch nicht: Der Platzhalter wird beim Versand aufgelöst und danach unveränderlich gespeichert.
Bearbeiten und löschen
Über das Stift-Symbol ändern Sie einen Baustein, über das Papierkorb-Symbol löschen Sie ihn. Gelöschte Bausteine landen im Papierkorb und lassen sich über den Filter wieder sichtbar machen und wiederherstellen.
Beim Löschen gilt: Texte, die den Kurzcode noch verwenden, verlieren ihren Inhalt still — der Platzhalter bleibt dann wörtlich im Brief stehen. Prüfen Sie deshalb Ihre gespeicherten Brief-Vorlagen, wenn Sie einen viel genutzten Baustein entfernen. Den Kurzcode zu ändern hat denselben Effekt wie Löschen und Neuanlegen.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Der Platzhalter steht wörtlich im Text. Dann gibt es keinen Baustein mit diesem Kurzcode — meist ein Tippfehler. Schreiben Sie den Kurzcode im Text genau so, wie er in der Liste steht, und achten Sie darauf, dass direkt hinter dem Doppelpunkt kein Leerzeichen steht.
Kann ein Baustein Mitgliedsdaten enthalten? Ja. Personenbezogene Platzhalter innerhalb eines
Bausteins werden ebenfalls ersetzt, weil Membergy erst die Bausteine einsetzt und danach die
Personendaten. Eine Grußformel kann also :person.firstname enthalten.
Warum sehe ich den Baustein eines anderen Vereins nicht? Textbausteine gehören immer genau einem Verein. Sind Sie in mehreren Vereinen aktiv, pflegen Sie sie je Verein getrennt.